کسی نمی‌داند چرا وقتی منتظر نتیجه یا پاسخ هستیم، وزن زمان برایمان سنگین‌تر می‌شود. آنهایی که در پروسه مهاجرت قرار دارند، قطعا می‌دانند از چه چیز حرف می‌زنیم. به همه این موارد، گنگی و ابهام را نیز اضافه کنید. به‌طوریکه اغلب متقاضیان ویزای کانادا گمان می‌کنند اطلاع از فرایند و شرایط پرونده یک راز است. فقط باید منتظر بمانند تا جواب از سفارت برسد. نتیجه حتی اگر ریجکتی باشد امکانی برای پیگیری وجود ندارد.
این پیشفرض را از ذهن‌تان پاک کنید. هیچ رازی در این بین نیست. اگر راه درست، اصولی و قانونی آن را بلد باشید!
ما به شما نوید می‌دهیم که می‌توانید فرایند پرونده مهاجرتی خود را در سفارت کانادا شفاف‌تر دنبال کنید. این شفافیت حتی شامل دسترسی به یادداشت‌های افسر پرونده نیز می‌شود. یادداشت‌هایی که خیلی مهم هستند و حال و آینده فرایند اداری مهاجرت شما را رقم می‌زنند. اگر می‌خواهید بدانید چطور و چگونه؟ لازم است این مقاله را بخوانید.
نوت آفیسر چیست؟
نوت آفیسر یا GCMS یکی از معدود روش‌هایی است که براساس آن متقاضیان می‌توانند از دقیق‌ترین به‌روزرسانی‌های موجود در برنامه مهاجرتی خود مطلع شوند. درواقع با این امکان اطلاع می‌یابند که کدام اداره مهاجرت یا کدام افسر به پرونده آنها رسیدگی می‌کند و وضعیت درخواست مهاجرت دقیقا در چه مرحله‌ای قرار دارد.
GCMS سابقه مفصلی از پرونده فرد را ارائه می‌دهد. بنابراین یکی از دقیق‌ترین روش‌های کسب اطلاعات پرونده مهاجرتی برای متقاضی محسوب می‌شود. همچنین فرد این اختیار را خواهد داشت پس از دریافت اطلاعات یک نسخه کپی از آنها را نزد خود نگه‌دارد. علاوه‌بر این، هیچ محدودیتی برای ثبت درخواست دریافت نوت وجود ندارد و این حق قانونی فرد است که به اطلاعات دسترسی داشته باشد.
از یادداشت‌های GCMS می‌توان برای موارد زیر استفاده کرد:
- اطلاع از وضعیت درخواست ویزای فعلی
- اطلاع از جزئیات نحوه ارزیابی درخواست‌های قبلی
- اطلاع از کامل بودن مدارک و اطلاعات ارسال شده
- اطلاع از دلایل رد ویزا
- اطلاع از دلایل تاخیر در پردازش درخواست ویزا
به‌صورت کلی، نوت‌آفیسر می‌تواند به رفع ریجکتی و تجدیدنظرخواهی ویزای کانادا کمک کند. چون دسترسی به نظرات افسر یا کارشناس سفارت فرد را از نواقصی که ممکن است در فرایند درخواست مهاجرت به‌وجود آید، مطلع کرده تا اقدامات لازم را برای پیشگیری و رفع آن انجام دهد.
نگاهی به سوالات زیر بیاندازید. اگر پاسخ به هرکدام از آنها برای شما بله است، پس واجد شرایط درخواست نوت افسر یا GCMS هستید:
- آیا تمایل دارید از جزئیات وضعیت ویزای خود مطلع شوید؟
- آیا ویزای شما رد شده است و می‌خواهید دلیل آن را بدانید؟
- فرایند دریافت ویزا دچار تاخیر شده است؟
- آیا به مصاحبه دعوت شدید؟
- اداره مهاجرت کانادا (IRCC) درخواست مدارک اضافی کرده است و می‌خواهید دلیل آن را بدانید؟
شرایط متقاضی برای دریافت نوت آفیسر
اول اینکه هر فردی که متقاضی دریافت ویزای کانادا است امکان دسترسی به این سیستم را دارد. بنابراین متقاضیان اقامت موقت کانادا (ویزاهای ویزاهای توریستی، ویزای تحصیل و مجوزهای کاری) یا متقاضیان اخذ اقامت دائم کانادا (Express Entry، برنامه نامزدی استانی، حمایت از خانواده و غیره...) می‌توانند برای دریافت نوت درخواست دهند. حتی پناهندگان نیز به این اطلاعات دسترسی دارند.
البته این شرایط تنها درصورتی است که پرونده فرد از مرحله R10 فراتر رفته باشد. مرحله R10 همان ماده 10 قانون مهاجرت آمریکا است که به قانون محافظت از مهاجرین و پناهندگان اشاره دارد. زمانی‌که اداره مهاجرت مدارک و اطلاعات متقاضی را تایید می‌کند، دقیقا به معنای آن است که پرونده از مرحله R10 گذشته و متقاضی امکان درخواست نوت‌آفیسر را دارد.
شاید سوال برای‌تان پیش آید که چه زمانی مجوز ثبت درخواست را دارید؟ پاسخ این است که هر زمان که تقاضای مهاجرت شما ثبت شد، 2 الی 3 ماه بعد واجد شرایط برای دسترسی به این امکان اداره مهاجرت کانادا هستید. البته درصورتی‌که مدارک را کامل تحویل داده باشید!
با این‌حال، برای دریافت یادداشت GCMS، ابتدا باید درخواست دسترسی به اطلاعات و حریم خصوصی (ATIP) را تحت سیستم ATI ارسال کنید. نکته مهم این است که تنها فردی که شهروند و مقیم کشور کانادا امکان ارسال ATIP را دارد. بنابراین متقاضیان خارج از کانادا همچنان می‌توانند از طریق نماینده‌ای که این شرایط را دارد، اقدام کنند. فقط فرد یا شرکت نماینده باید فرم درخواست رضایت برای دسترسی به اطلاعات شخصی را تکمیل کند.
GCMS را می‌توان از چه نهادی درخواست کرد؟
نهاد مسئول در این سیستم، اداره مهاجرت، پناهندگی و شهروندی کانادا (IRCC) و آژانس خدمات مرزی کانادا (CBSA) است. اما اطلاعات مندرج در یادداشت‌ها بسته به آژانسی که آنها را ایجاد کرده متفاوت خواهد بود.
یادداشت‌های GCMS که توسط IRCC تولید می‌شوند، در درجه اول بر درخواست‌های مهاجرتی و وضعیت افراد متمرکزند. بنابراین حاوی اطلاعات مربوط به بیوگرافی و بیومتریک، تاریخچه مهاجرت و سفرهای قبلی هستند. اما یادداشت‌هایی که آژانس خدمات مرزی کانادا تولید می‌کند، حاوی اطلاعات مربوط به گذرگاه‌های مرزی افراد، قابلیت پذیرش در کانادا و تعامل با افسران CBSA در مرز هستند. درواقع یادداشت‌های CBSA به امنیت، تحقیقات جنایی و سایر اقدامات اجرایی این نهاد اشاره دارد.
البته هر دو از سیستم (GCMS) برای مدیریت و نگهداری سوابق الکترونیکی سابقه مهاجرت و امنیت مرزی افراد استفاده می‌کنند.
مدارک مورد نیاز برای درخواست نوت آفیسر کانادا
برای درخواست یادداشت آفیسر به اطلاعات و مدارک مشخصی نیاز است. این مدارک اطلاعات شخصی، شماره درخواست، اثبات هویت و مجوزنامه یا وکالتنامه را شامل می‌شود. همچنین ثبت درخواست هزینه مشخصی دارد که به روش‌های مختلفی پرداخت می‌شود.
هزینه یادداشت‌های GCMS در کانادا 5 دلار کانادا به ازای هر صفحه است. این بدان معنی است که حتی اگر یادداشت‌های پرونده کمتر از یک صفحه باشد، باز هم حداقل هزینه 5 دلار کانادا از شما دریافت می‌شود. اگر بخواهید یادداشت‌ها به آدرس خاصی تحویل داده شود، ممکن است هزینه‌های اضافی برای حمل‌و‌نقل یا خدمات پیک وجود داشته باشد.
مراحل ثبت درخواست نوت آفیسر کانادا
در زیر راهنمای نحوه درخواست متقاضیان یادداشت GCMS برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد درخواست خود آورده شده است.
مرحله 1: نامه مجوز درخواست را بنویسید
در اولین قدم لازم است که نامه‌ای خطاب به اداره شهروندی و مهاجرت کانادا (CIC) برای درخواست یادداشت‌های GCMS آماده کنید. در این نامه باید نام کامل، تاریخ تولد، شماره UCI (Unique Client Identifier) و دلیل درخواست خود را درج کنید. همچنین، ذکر نمائید که اجازه انتشار یادداشت‌های GCMS را به خود یا نماینده‌ای از جانب خود می‌دهید.
مرحله 2: اطلاعات مورد نیاز را جمع آوری کنید
قبل از ارسال درخواست، اطلاعات لازم را جمع‌آوری کنید تا فرایند کار، سریع‌تر و مطمئن‌تر انجام شود. شما به جزئیاتی مانند نام کامل، تاریخ تولد، آدرس، شماره درخواست، شناسه منحصر به فرد مشتری (UCI)، شماره درخواست و هر شماره شناسایی مرتبط دیگری که توسط IRCC در طول فرآیند درخواست ارائه شده، نیاز دارید.
علاوه‌بر مواردی که در بالا ذکر شد، نیاز دارید که آدرس پستی کامل، آدرس ایمیل و شماره تلفن خود را وارد کنید. چون پس از پردازش درخواست تمامی اطلاعات شخصی پرونده شما به آدرس‌های ثبت شده ارسال می‌شود.
مرحله 3: ثبت نامه درخواست
برای درخواست یادداشت‌های GCMS خود، بسته به اینکه در کانادا اقامت دارید یا نه، دو روش متفاوت دارید:
- درخواست دسترسی به اطلاعات و حریم خصوصی (ATIP) را مستقیماً به IRCC ارسال کنید. یا
- اگر خارج از کانادا هستید از خدمات یک مشاور یا شرکت معتبر مهاجرتی استفاده کنید که می‌تواند از طرف شما به درخواست‌تان رسیدگی کند.
درخواست‌ها برای یادداشت GCMS را می‌توان به‌صورت آنلاین یا از طریق پست به IRCC ارسال شود.
مرحله 4: پرداخت هزینه پردازش
یادداشت‌های GCMS با هزینه ارائه می‌شوند. می‌توانید هزینه را به صورت آنلاین یعنی از طریق وب‌سایت CIC با استفاده از کارت اعتباری پرداخت کنید. همچنین امکان پرداخت هزینه و ارسال فیش بانکی از طریق پست نیز وجود دارد. فقط حتما رسید پرداخت را نزد خود نگه‌دارید.
مرحله 5: منتظر پاسخ باشید
هنگامی که درخواست و پرداخت شما انجام شد، دوره انتظار ادامه می‌یابد. اگر IRCC ظرف مدت 30 روز به درخواست شما پاسخ نداده است، بهتر است از بخش ATTIP پیگیری کنید که به صورت آنلاین یا از طریق پست انجام می‌شود.
مرحله 6: دریافت یادداشت نوت‌آفیسر
پس از پردازش، یادداشت‌های GCMS به آدرس شما ارسال می‌شود. این شامل اطلاعات دقیق در مورد درخواست مهاجرت شما، از جمله یادداشت‌های افسران مهاجرت، وضعیت درخواست و هر گونه مدارک یا اطلاعات اضافی مورد نیاز است.
مدت زمان پاسخگویی به درخواست نوت آفیسر
از مارس 2023، زمان پردازش درخواست‌ها حداقل 20 روز و حداکثر 30 روز تعیین شده است. درواقع IRCC و CBSA موظفند ظرف این مدت زمان به درخواست‌های دسترسی به اطلاعات و حریم خصوصی پاسخ دهند.
این مدت در شرایط خاص می‌تواند به حداکثر 30 روز دیگر تمدید شود. همچنین تمامی اسناد به صورت امن از طریق ایمیل در یک فایل pdf ارسال می‌شود.
نوت آفیسر شامل چه اطلاعاتی است؟
یادداشت‌های آفیسر برای هر فردی متفاوت است. می‌تواند شامل یک یا دو پاراگراف باشد و یا از لیستی طولانی تشکیل شده باشد. اما مهمترین بخش آن یادداشت‌های الکترونیکی مامور مربوطه است.
این یادداشت‌ها برای به دست آوردن بینش در مورد جنبه‌های پردازش و تصمیم‌گیری درخواست مهاجرت ضروری هستند. در اینجا یک تفکیک دقیق‌تر از اطلاعاتی که معمولا در این سند وجود دارد را ذکر کرده‌ایم:
به‌طورکلی، GCMS شامل اطلاعات درخواست مهاجرت ازجمله، تاریخ ارسال و سایر جزئیات برنامه مهاجرتی است. همچنین تمامی یادداشت‌های داخلی، ایمیل‌ها، نامه‌ها و سایر اشکال مکاتباتی بین افسران پرونده در سفارت را دربرمی‌گیرد. بنابراین دید جامعی از تعاملات رخ داده در طول پردازش برنامه ارائه می‌دهد. علاوه‌بر این، سوابق دقیقی از مشاهدات، ارزیابی‌ها و تصمیم‌های افسر در فرایند درخواست را مستند می‌کند و فهرستی از مدارک و اسناد تحویل داده شده را ارائه می‌دهد.
یادداشت‌های آفیسر تصمیم نهایی اتخاذ شده در مورد درخواست را منعکس می‌کند. خواه تایید، رد یا به تعویق افتاده باشد. برای افرادی‌که سابقه درخواست‌های مهاجرتی قبلی دارند، یادداشت‌های افسر پرونده ممکن است شامل جزئیات درخواست‌های گذشته، از جمله نتایج آنها و هرگونه مکاتبات یا تصمیمات مرتبط باشد.
توجه به این نکته مهم است که سطح جزئیات و اطلاعات یادداشت‌های GCMS ممکن است بسته به پیچیدگی و ماهیت برنامه، از موردی به مورد دیگر متفاوت باشد.
خدمات حامی مهاجر در زمینه نوت آفیسر
با موسسه حامی مهاجر (سرویس مهاجرت جهانی) فرآیند مهاجرت و اقامت در کانادا را بدون دردسر و کارآمد انجام دهید. خدمات جامع و قابل اعتماد ما برای ساده کردن سفر شما به سوی موفقیت در مهاجرت طراحی شده است. چه برای اقامت دائم، مجوز کار، مجوز تحصیل یا هر برنامه مهاجرتی دیگری درخواست دهید، حامی مهاجر اینجاست تا در هر مرحله از شما پشتیبانی کند.
یکی از مهمترین خدمات موسسه در زمینه مهاجرت به کانادا انجام فرایند اداری دریافت نوت آفیسر است. حالا که این مقاله را خوانده‌اید حتما متوجه این موضوع شده‌اید که درخواست برای دسترسی به یادداشت‌های افسر پرونده مهاجرتی آسان نیست و الزاماتی دارد. ما در این موسسه می‌توانیم نماینده قابل اعتماد شما باشیم تا به‌راحتی بتوانید در جریان روند پرونده خود قرار بگیرید. شما وکالتنامه می‌دهید و باقی همگی به‌عهده ماست.
تیم متخصصان باتجربه ما راهنمایی‌های تخصصی را ارائه می‌دهند، کارهای اداری پیچیده را انجام می‌دهند و اطمینان حاصل می‌کنند که درخواست شما تمام الزامات لازم را برای دسترسی به اطلاعات و یادداشت‌های افسر پرونده را برآورده می‌کند. همین الان یک مشاوره رایگان با حامی مهاجر را رزرو کنید تا اولین گام به سوی رویای کانادایی خود را بردارید و یک فرآیند مهاجرتی ساده و روان را تجربه کنید. شماره تماس ما: 02148000957
سوالات متداول در زمینه نوت آفیسر یا GCMS
در این قسمت قصد داریم به پرسش‌های پرتکراری که معمولا کاربران ایرانی در محیط گوگل می‌پرسند، پاسخ دهیم. اگرچه تمامی این سوالات در متن مقاله به آن پرداخته شده است اما به‌دلیل اهمیت فراوان مجددا در این بخش تکرار می‌شوند و پاسخ‌های خلاصه به آن داده‌ایم:
Gcms چیست؟
این سند یک نوع یادداشت افسر سفارت کانادا روی پرونده شماست. شامل نظرات، مشاهدات و تصمیمات او است و می‌تواند بر فرایند مهاجرتی تاثیرگذار باشد. همه افراد می‌توانند برای دسترسی به آن درخواست دهند به شرطی‌که مرحله R10 را رد کرده باشد. اینکه R10 چیست را در مقاله گفته‌ایم.
چگونه یادداشت GCMS خود را دریافت کنم؟
این یادداشت می‌تواند به صورت آنلاین یا از طریق پست رسمی IRCC ارسال شود.
چند روز طول می‌کشد تا یادداشت‌های افسر پرونده دریافت شود؟
بر اساس قانون دسترسی به اطلاعات و حریم خصوصی، IRCC باید ظرف 30 روز به درخواست یادداشت‌های GCMS پاسخ دهد. با این حال، 30 روز میانگین زمان پردازش پس از در نظر گرفتن حجم کاری در دفاتر مختلف و تعداد درخواست‌های معلق است.
