شیپینگ اوردر اصطلاحی جدید در حوزه حمل‌ونقل دریایی نیست. سالهاست کسانی‌که قصد ارسال کالا از طریق دریا را دارند با این مفهوم آشنا هستند. این اصطلاح از دو واژه shipping به معنای کشتیرانی و order به‌معنای سفارش تشکیل شده است و معنی آن این است که سفارش حمل‌ونقل شما از طریق دریا توسط یک کانتینر مشخص و در تاریخ مشخص انجام می‌شود. همچنین به‌عنوان سند SO شناخته می‌شود و جزو الزامات نقل و انتقالات کالا از طریق مرزهای دریایی است.
اگر کالایی دارید که بایستی از طریق دریا به مقصد برسانید، باید با این سند و الزامات آن آشنا شوید. اولین پیشنهاد ما به شما این است که مطلب پیش‌رو را تا انتها بخوانید. چنانچه موضوعی مبهم در این خصوص برایتان باقی ماند آن را در قسمت نظرات با ما در میان بگذارید. همچنین می‌توانید با موسسه حامی مهاجر تماس بگیرید و سوالات خود را در این باره مطرح کنید. کارشناسان در سریع‌ترین زمان ممکن راهنمایی‌تان خواهند کرد.
خبر خوب اینکه موسسه حامی مهاجر ثبت درخواست شیپینگ اوردر را به فهرست خدمات خود اضافه کرده است. می‌توانید به کیفیت خدمات‌مان اعتماد کنید و فرایندی امن و مطمئن را برای حمل‌ونقل محموله‌تان انتخاب کنید. به اطلاعات و خدمات ما شک نکنید! ما مثل شما در کارمان حرفه‌ای هستیم.
سفارش حمل و نقل یا شیپینگ اوردر، سندی است که توسط شرکت حمل و نقل صادر می‌شود. درواقع متصدیان حمل و نقل برای تأیید اینکه تجهیزات و فضای خالی در کشتی خطوط کشتیرانی برای حمل و نقل محموله در دسترس است، سفارش حمل صادر می‌کنند.
در این فرایند، شرکت مربوطه برای استفاده از خدمات حمل‌ونقل بین‌المللی، درخواست بارگیری کالاهای خود را به مأموران گمرک ارائه می‌کنند تا اجازه آزادسازی محموله را صادر کنند.
سند (S0) تاییدکننده حجم، نوع بار، مشخصات و فضای کشتی موردنظر است همچنین در کنار همه این موارد، اطلاعاتی نظیر مکان‌های تحویل و تخلیه کانتر و زمان ارسال نیز ثبت می‌شود.
یک سفارش حمل و نقل (SO) درواقع نوعی شناسنامه فضا و تجهیزات یک کشتی را مشخص می‌کند. همچنین جدول زمانی مربوطه برای تکمیل حمل و نقل مواد را ارائه می‌دهد.
در بخش‌های خاصی از جهان، به جای واژه سفارش حمل و نقل (shipping order) از اصطلاحاتی نظیر سفارش آزادسازی کانتینر (CRO) یا مرجع خروج (ATW) استفاده می‌کنند. همچنین مواقعی وجود دارد که سفارش حمل و نقل به تأییدیه رزرو ضمیمه می‌شود. چون این سند درواقع به نوعی رزرو محموله را در یک کشتی تأیید می‌کند.
در تجارت الکترونیک، فرآیند shipping order شامل تمامی اقدامات مربوط به دریافت سفارش مشتری تا صدور شیپینگ اوردر است. حمل‌ونقل یک سفارش عوامل متعددی مانند مدیریت سفارش و صدور مجوزهای لازم برای ارسال سفارش محموله را دربرمی‌گیرد.
به‌طورکلی فرآیند زیر باید قبل از صدور سند شیپینگ اوردر انجام شود:
در فرایند دریافت سفارش، شرکت‌های تولیدکننده یا تامین‌کننده کالا با مسئولین فروش شرکت حمل‌ونقل، جهت اطلاع از قیمت‌ها و شرایط حمل‌ونقل کالا تماس می‌گیرند. این کار ممکن است یک فرایند طولانی برای شرکت‌های تجاری یا تولیدی داشته باشد. چون معمولا به یک گزینه بسنده نخواهند کرد و از چندین شرکت حمل‌ونقل استعلام می‌گیرند.
مسئولین فروش شرکت حمل‌ونقل ضمن اینکه باید از جداول قیمتی شرکت اطلاع داشته باشند بایستی از محدودیت‌های هزینه‌ای مشتریان خود مطلع باشند. آنها باید قیمت‌ها را به‌صورت هفتگی چک کنند و شرایط بازار را به‌درستی بسنجند. چون تنها با این وجود است که می‌توانند قرارداد موردنظر را با قیمت منصفانه و عادلانه ببندند.
پس از مکاتبات متعددی که بین شرکت حمل‌ونقل و مشتریان انجام شد، فرایند پردازش سفارش آغاز می‌شود. در اینجا مسئولین فروش شرکت حمل‌ونقل باید زمان ورود کشتی به محل دریافت بار و نیز زمانی که لیست کشتی بسته می‌شود را با خط کشتیرانی چک کنند و آن را به همراه نرخ دقیق به مشتری اعلام کنند.
پس از پردازش سفارش، نوبت به تکمیل سفارش می‌رسد. اگر مشتری با شرایط اعلام شده موافقت کرد، باید درخواست رزرو کانتینر انجام شود. Booking Request یا همان رزرو کانتینر به خط کشتیرانی ارسال می‌شود و تمامی فرایند ارسال نامه درخواست آن به‌عهده شرکت حمل‌ونقل موردنظر است.
مواردی که در نامه درخواست رزرو کانتینر وجود دارد، شامل گزینه‌های زیر است:
در این بخش وارد موضوع مراحل صدور سند شیپینگ اوردر می‌شویم. قرار است اقداماتی که یک شرکت حمل‌ونقل برای صدور این سند انجام می‌دهد را بشناسیم و روند اداری آن را توضیح دهیم. این مراحل دقیقا از تایید سفارش مشتری آغاز می‌شود و با ارسال شماره رزرو به صاحب بار ادامه می‌یابد تا در نهایت نامه SO صادر شود.
در این مرحله، شرکت حمل‌ونقل یک شماره رزرو کانتینر (Booking No) به مشتری که صاحب بار است، ارسال می‌کند. البته دانستن این نکته ضروری است که شرکت‌های کشتیرانی برای برخی از مسیرهای خاص، از صاحب کالا تعهدنامه دریافت می‌کنند. اینکه مفاد تعهدنامه مشمول چه مواردی باشد و چه جزئیاتی در آن ذکر شود بایستی به همراه شماره رزرو برای مشتری ارسال شود.
این مرحله بایستی توسط صاحب بار انجام شود. البته این وظیفه شرکت حمل‌ونقل و نماینده فروش است که مشتری را از زمان دقیق تحویل اسناد به دفتر کشتیرانی مطلع کنند. البته پیگیری‌های مشتری نیز ملاک است. چون معمولا زمان به‌صورت تقریبی محاسبه می‌شود و برای اطلاع از زمان دقیق تحویل اسناد بایستی پیگیری‌های چندباره صورت گیرد.
زمانیکه شرکت تولیدی یا تجاری صاحب بار اسناد مورد نیاز را به دفتر کشتیرانی تحویل داد، اقدامات لازم برای صدور شیپینگ اوردر آغاز می‌شود. توجه داشته باشید تنها درصورتی محموله در لیست انتظار کشتی‌ها قرار می‌گیرد که سند shipping order برای کشترانی ارسال شود. بنابراین مرحله صدور SO باید قبل از تاریخ بارگیری انجام شده و تاییدیه آن دریافت شود.
همانطور که در مرحله قبل توضیح دادیم، پس از صدور سند SOمحموله در لیست انتظار کشتی قرار می‌گیرد. در این مرحله مشتری می‌تواند با شرکت حمل‌ونقل تماس گرفته و از آنها درخواست کند که محموله در اولویت اول قرار گیرد.همچنین تاریخ بارگیری به‌صورت مداوم با کشتیرانی چک شود تا محموله از کشتی جا نماند.
در موارد استثنائی برخی از مشتریان به دلایلی همچون آماده نبودن بار یا اتفاقاتی از این دست ممکن است درخواست عدم بارگیری محموله را در زمان مقرر داشته باشند. در چنین شرایطی لازم است مالک کالا درخواست نگهداری بار را به‌صورت کتبی ارسال کند. همچنین در نامه خود ذکر کند که تمامی مسئولیت‌های ناشی از نگهداری کالا و توقف کانتینر را می‌پذیرد.
پس از آنکه محموله در لیست انتظار کشتی قرار گرفت، نوبت به پیش‌نویس بارنامه می‌شود. پیش‌نویس بارنامه توسط کشتیرانی صادر و برای مشتری ارسال می‌شود. مشتری یا صاحب بار باید آن را بررسی کرده و اطلاعات آن را چک نماید. درصورت وجود نواقص باید به کشتیرانی اطلاع داده شود و نسخه اصلاح‌شده را دریافت کنند. این کار تا زمانی ادامه دارد که درنهایت مشتری پیش‌نویس بارنامه را تایید کند.
این مرحله آخر است. در اینجا بارنامه تاریخ‌دار به همراه صورتحساب از دفتر کشتیرانی دریافت می‌شود. سپس بخش حسابداری شرکت حمل‌ونقل بایستی با محاسبات هزینه خدمات آن را به مشتری تحویل دهد. همچنین درست پس از تسویه حساب است که اصل مدارک حمل‌ونقل برای مشتری ارسال می‌شود.
حتما برای شما هم پیش آمده است زمانیکه منتظر یک بسته هستید، نیاز دارید روند ارسال آن را پیگیری کنید. مهم است که همیشه از محل نگهداری آن مطلع شوید. به این فرایند ETA می‌گویند. امروزه کمترین شرکت حمل‌ونقل و پستی وجود دارد که امکان ETA را نداشته باشد. این امکان به مشتریان این امکان را می‌دهند که محموله‌ها و تحویل‌های خود را به صورت آنلاین پیگیری کنند. حالا در این بخش قصد داریم نگاهی دقیق‌تر به پیگیری شیپینگ اوردر خواهیم داشت.
درباره پیگیری شیپینگ اوردر در قسمت مراحل توضیح داده‌ایم. درواقع این موضوع از فرایند ثبت سفارش آغاز می‌شود و تا تسویه حساب ادامه دارد. در تمامی این فرایند هم مالک محموله و هم شرکت حمل‌ونقل بایستی پیگیری‌های لازم را جهت پیشگیری از اشتباهات و نواقص انجام دهند.
یکی از اولین پیگیری‌های shipping order مربوط به قرارگیری محموله در لیست انتظار است که بایستی تاریخ بارگیری بارها با کشتیرانی چک شود. همچنین در مرحله پیش‌نویس بارنامه، شرکت حمل‌ونقل تمامی اطلاعات مربوط به کالا را باید با مشتری به دقت بررسی نماید. درنهایت، بعد از بارگیری محموله نیز امکان ردیابی کالا به‌صورت آنلاین وجود دارد.
هیچ الگوی استانداردی برای اطلاعات سند SO وجود ندارد. اما رویه رایج این است که برخی از جزئیات جالب‌تر را درج کنید تا امکان تحویل مطمئن و تایید شده کالا از یک مکان به مکان دیگر فراهم شود. مشخصات مالک محموله، نام و مشخصات شرکت حمل‌ونقل، محل و تاریخ بارگیری، مقصد تحویل بار جزء الزامات این فرم است. موارد دیگر نیز بهتر است در SO درج شود که در ادامه لیست کاملی از آن را آورده‌ایم:
لازم به‌ذکر است که تایید و صدور shipping order توسط لاین کشتیرانی انجام می‌شود و به دست شرکت‌های حمل‌ونقل می‌رسد. زیرا خط کشتیرانی، وظیفه اداره کشتی‌ها را برعهده دارد و به‌نوعی مالک کانتینرها محسوب می‌شود. در تصویر زیر نمونه فرم شیپینگ اوردر را نمایش می‌دهد:
در نظر داشته باشید که علاوه‌بر هزینه حمل و نقل، هزینه‌های دیگری مانند گم شدن، آسیب‌دیدگی یا تأخیر در تحویل بار نیز باید برای برآورد هزینه درنظرگرفته شود. هزینه shipping order بیشتر از هزینه حمل و نقلی است که شما به شرکت حمل و نقل می‌پردازید. این فرآیندی است که از هزینه‌های خرد و کلان زیادی تشکیل شده است.
عواملی که در هزینه SO از اهمیت زیادی برخوردار است شامل مواردی همچون ارزش محموله، وزن و نوع محموله، مقصد تحویل بار، هزینه سربار، هزینه نیروی کار و غیره است. همچنین هزینه بیمه و انبار نیز در صورتحساب نهایی لحاظ خواهد شد.
سخن پایانی
در این مقاله به این سوال پاسخ دادیم که shipping order چیست؟ همچنین به این نکته اشاره کردیم که چه اطلاعاتی در شیپینگ اوردر یا برگه سفارش حمل‌ونقل ذکر می‌شود و چه مراحلی دارد. هر بازرگان و تاجری که قصد دارد از حمل‌ونقل دریایی بین‌المللی استفاده کند بایستی با شیپینگ اوردر، نحوه درخواست و الزامات مورد نیاز آن آشنا باشد. چون در این روش کالاها با امنیت بالایی حمل خواهند شد و تمامی مراحل حمل‌ونقل کالا با هزینه مقرون به‌صرفه انجام می‌شود.
یکی از خدمات جدید موسسه حامی مهاجر ثبت سفارش شیپینگ اوردر از جانب کسانی‌ست که قصد ارسال کالا از مسیر دریا را دارند. همچنین کوریر سرویس نیز جزو خدمات حوزه حمل‌ونقل این شرکت قرار دارد. سالهاست که این موسسه در زمینه خدمات مسافرتی و مهاجرتی فعالیت داشته است و در این خصوص صاحب کارنامه درخشانی است. حالا مدیران این مجموعه تصمیم گرفته‌اند از نام نیک و درخشان خود در زمینه حمل‌ونقل دریایی استفاده کنند و با شبکه ارتباطی گسترده‌ای که دارند، فعالان حوزه حمل‌ونقل را با متقاضیان ارسال کالا از طریق دریا متصل نماید. به غیر از خدمات شیپینگ اوردر این شرکت ارائه دهنده کوریر سرویس نیز است این شرکت واسطه‌ای مطمئن برای شماست. با استفاده از این خدمات حرفه‌ای، خیالتان از بابت ارسال سالم و به‌موقع کالا به مقصد راحت باشد. برای اطلاع دقیق‌تر از خدمات جدید حامی مهاجر با ما تماس بگیرید. شماره تلفن: 02148000957
بسیاری شیپینگ اوردر را با بارنامه دریایی اشتباه می‌گیرند. همچنین اطلاعی درباره مفاد و موارد مورد نیاز برای ثبت آن ندارند. یکی از دلایل آن می‌تواند منابع اطلاعاتی محدود و ناشناخته بودن آن در میان فعالان تجاری و بازرگانی ایران باشد. در این قسمت تلاش کرده‌ایم 2 سوال از مهمترین‌ها و پرتکرارترین‌ها را پاسخ دهیم.
بارنامه دریایی سندی است که توسط شرکت کشتیرانی یا نماینده آنها صادر می‌شود. این سند پس از اینکه محموله در کشتی بارگیری شد، امضاء شده و تحویل صاحب کالا می‌شود. این سند موید آن است که کالا در کشتی مشخصی به مقصد معینی بارگیری شده است.
در این سند اطلاعات متعددی به ثبت می‌رسد که شامل نوع و وزن بار، مبداء و مقصد بارگیری، نوع کانتینر و بندر تحویل بار، مشخصات کامل صاحب کالا و شرکت حمل‌ونقل، تاریخ و ساعت دقیق بارگیری می‌شود.